qontabiliza GESTIÓN
Sacale una foto a la factura del proveedor —o subí el PDF— y Qontabiliza extrae los datos por OCR: razón social, CUIT, tipo y número de comprobante, fecha, importes netos, IVA y total. Vos revisás lo que leyó, confirmás en un solo paso y la compra queda registrada de punta a punta: la deuda aparece en cuentas a pagar, la mercadería ingresa al stock y el comprobante se suma al libro IVA de compras. Lo que hoy te lleva minutos de tipeo por cada factura pasa a resolverse en segundos, sin errores de carga.
La carga de compras con OCR es parte del módulo de compras de Qontabiliza, el ERP argentino del ecosistema Q Company. Si tenés dudas generales sobre el sistema, empezá por las preguntas frecuentes.
Toda pyme conoce la escena: la pila de facturas de proveedores que se acumula sobre el escritorio, la tarde perdida tipeando comprobante por comprobante, el CUIT mal copiado que después hay que rastrear, el IVA que no cierra a fin de mes. La carga manual de compras es lenta, aburrida y propensa a errores — y como es la tarea que nadie quiere hacer, se posterga. El resultado: cuentas a pagar desactualizadas, stock que no refleja lo que entró al depósito y un libro IVA de compras que se arma a las corridas antes de cada vencimiento.
Digitalizar las facturas de proveedores no debería significar "escanearlas y guardarlas en una carpeta". Significa que el sistema lea el comprobante y haga el asiento por vos.
De cada foto o PDF, el OCR de facturas de Qontabiliza extrae los datos que necesitás para registrar la compra:
Si el proveedor ya existe en tu base de contactos, la compra se asocia a su cuenta corriente; si no, lo das de alta en el momento.
Ningún OCR es infalible, y una compra mal registrada es peor que una compra sin registrar. Por eso en Qontabiliza nada se guarda solo: el sistema te muestra lo que leyó, vos verificás contra el papel, ajustás cualquier campo que haga falta y recién ahí confirmás. Un solo paso de control humano entre la foto y el registro contable — suficiente para dormir tranquilo, lo bastante corto para no volver al tipeo manual.
Acá está la diferencia entre un lector de facturas suelto y un módulo de compras de verdad. Al confirmar la compra en Qontabiliza:
Una sola carga, tres registros consistentes. Sin planillas paralelas ni doble tipeo.
Hay aplicaciones que solo escanean facturas y después te obligan a exportar y volver a cargar en otro sistema. En Qontabiliza el OCR es una puerta de entrada más al mismo ERP donde ya viven tus ventas, tu stock, tus bancos y tus reportes. Si estás evaluando ordenar toda la administración y no solo las compras, mirá el sistema de gestión para pymes completo.
Sirve la foto del celular. El OCR procesa tanto imágenes como PDF, así que podés cargar la factura en papel fotografiándola o subir directamente el archivo que te mandó el proveedor por mail o WhatsApp. Cuanto más nítida la foto, mejor la extracción, pero no hace falta ningún equipo especial.
Lo corregís antes de confirmar. El sistema nunca registra la compra de forma automática: te muestra los datos extraídos, vos los verificás contra el comprobante, ajustás cualquier campo y recién con tu confirmación se guarda.
Sí. Al confirmar la carga, la deuda queda en cuentas a pagar, la mercadería ingresa a las existencias y el comprobante se incorpora al libro IVA de compras. Es un solo registro que alimenta las tres vistas.
Desde cuentas a pagar imputás el pago —parcial o total— y podés emitir un voucher de pago como constancia. Si el proveedor ofrece descuento por pronto pago, lo aplicás en la operación. Todo queda reflejado en la cuenta corriente del proveedor.
Qontabiliza se integra con QCompany, Qobra, Qontrata, Qapitaliza, Qautiva y Qomunica.